Como líderes de un equipo, o como gerentes de un negocio, nos enfrentaremos en muchas ocasiones a la necesidad de coordinar grupos de trabajo. Hacerlo de la manera más eficiente y adecuada es la clave del éxito de cualquier empresa o proyecto. Por esta razón, hoy queremos hablar de los 4 secretos de una correcta coordinación de cualquier actividad.

1. La planificación y coordinación de grupos de trabajo

Coordinar grupos de trabajo tiene como finalidad definir un plan de trabajo que analice tres aspectos clave: los objetivos, los recursos y las tareas a desarrollar. Para empezar, hay que marcar los objetivos generales de la organización, los de cada departamento y los de cada miembro del equipo.

Después, debemos saber cuáles son los recursos humanos, técnicos o financieros con los que cuenta la compañía. Es importante no asignar objetivos más allá de las capacidades de la empresa. De esta manera evitaremos una mala realización y la consiguiente frustración en la organización.

Por último, a la hora de coordinar grupos de trabajo debemos establecer cuáles son las tareas que deben llevarse a cabo, qué miembro se encargará de cada una de ellas, y quiénes son los encargados de realizar su seguimiento.

2. La organización

Organizar consiste en realizar los planes operativos de trabajo. Estos planes deben basarse en un calendario de ejecución de cada tarea. También es necesario establecer los procedimientos a utilizar por parte de cada equipo para coordinar los grupos de trabajo. Por último, definiremos las tareas de cada miembro y las responsabilidades que recaen en cada uno.

3. La ejecución

Ejecutar es desarrollar las tareas incluidas en el plan operativo. Una vez conocidos los objetivos hacia los que trabajamos y las fechas límite que tenemos, podemos comenzar a ejecutar las tareas anteriormente definidas. Es importante que cada miembro y cada equipo se ciña a su actividad y que no se produzca intrusismo. Esto evitará que alguna tarea se realice por duplicado o que otra se haga a medias, dando como resultado una baja productividad y un retraso de toda la actividad.

4. La evaluación

Evaluar es un proceso continuo que sigue el trabajo de cada persona. De esta manera podemos identificar procedimientos inadecuados o problemas que dificultan la consecución del objetivo. Una vez determinados los obstáculos, podremos redefinir nuestra estrategia y solucionar los posibles problemas. Es importante llevar a cabo este seguimiento para corregir las deficiencias a medida que se localizan, en lugar de esperar hasta el final del proyecto y encontrarnos en la situación de tener que volver a comenzar.

Del mismo modo, una vez concluida la actividad, llevaremos a cabo una evaluación que nos mostrará si se han cumplido los objetivos establecidos o no y qué podemos hacer mejor en la próxima actividad que queramos acometer. Solo así sabremos si estamos llevando a cabo correctamente nuestra función de coordinar grupos de trabajo.

 

Estos son los 4 secretos de una correcta coordinación de cualquier actividad. Si sigues estos cuatro pasos podrás convertirte en un buen líder para cualquier equipo o un buen gerente para cualquier negocio. Ponte en contacto con nosotros si necesitas más ayuda organizando los equipos de tu empresa o si quieres saber más sobre Innovación&Solución en tu negocio.